不同文化背景下商务英语函电写作策略

作者:快检测查重系统     发表时间:2020-10-10 10:13:14   浏览次数:47


随着我国对外贸易的迅猛发展,以及“一带一路”国家级顶层合作倡议的推动,我国与其他国家的沟通日趋频繁。英语作为全球通用语言,已成为外贸沟通的首选语言;而电子邮件以其方便快捷且几乎零成本的优势也已成为各个国家外贸从业人员的重要沟通工具。

在外贸实际操作中,虽然外贸从业人员已经进行过商务函电方面的学习,基本遵循“clear, concise, correct, complete,courteous”即“5C”原则进行写作,且写作格式与写作结构大体也符合要求,但由于中外文化(尤其是中西文化)中个人与社会定位基准、思维方式、语境文化存在差异,外贸从业人员由于对各国文化差异了解得不够,未能妥善处理好各种细节,导致交易双方出现理解偏差,甚至业务失败。细节决定成败,为避免因小失大,外贸从业人员必须在充分学习并处理好各国之间文化差异的基础上进行商务英语函电写作,促进交易顺利进行。

一、文化差异在商务函电中的体现

(一)称呼与日期表达习惯的差异

称呼位于一封信函之首的醒目位置,其重要地位不言而喻。大多数外贸从业人员在学生时代所学的信函称呼大多为“DearSir/Madam”,因而在初次致信不知对方姓名时习惯使然一概称呼对方为“DearSir/Madam”,在得知对方姓名后则写成“Dear+姓名”。就英语国家而言,英国人相对而言习惯使用“Dear Sir/Madam”作为称呼语,美国人比较喜欢使用“Gentleman/Lady”作为称呼语。然而,以上两种表达方法在实际应用中都略显古板。

其实,西方人大多在第一次沟通时会使用正式称呼,待到双方熟悉以后大多使用“Hello/Hi+姓名”为称呼语,有些西方人甚至在第一次函电中就可能使用这种轻松随意的称呼语。因而外贸从业人员大可不必套用书本知识,应多了解一些地道的信函称呼方式,给对方留下良好的第一印象,为交易的顺利进行打下良好的基础。

对于商务函电中涉及的日期(发货日期、有效期等),有些外贸从业人员会按照汉语习惯将其标注为“2019.12.30”。这种“年+月+日”的日期表达虽然收件人能够理解,但不符合英语的表达习惯。英语通常将年份放在日期的最后,月和日在前。但需要注意的是,英国和美国的日期表达也有明显的差异。

英国的日期表达顺序为“日+月+年”,而美国的日期表达顺序为“月+日+年”,若没有写清楚,有可能导致严重的问题。例如,日期表达“10.11.2019”在英国是指2019年11月10日,在美国是指2019年10月11日。因而,作者建议月份用单词表达清楚,日期则保留数字形式。例如,“2019年10月11日”对英国人可表示为“11October,2019”,对美国人则表示为“October11,2019”。也可将月份简写为其英语前三个字母,如“Oct”。需要注意的是,商务函电中涉及日期问题必须谨慎待之,以免因为日期标注习惯导致重大失误。

(二)词汇内涵差异

由于很多外贸从业人员对英语了解得不够深入,仅掌握了词汇的表层含义而未理解其深层含义。例如,外贸从业人员在宣传自己的产品“价廉物美”时往往喜欢用“cheap”一词,殊不知,“cheap”一词有“价格不高,品质也很一般”的深层含义,容易使对方产生误会。对于“价廉物美”,外贸从业人员可以使用“be high in quality and low in price”进行描述,既形式对仗,又避免产生误会。因而,为确保用词妥当,外贸从业人员在商务函电写作过程中,对有可能产生歧义的词汇应充分加以考虑,避免“失之毫厘,谬以千里”的情况发生。

(三)句式表达习惯差异

对于英语学习不够深入的外贸从业人员而言,其写作商务函电时通常先在大脑中构思中文,然后再将中文翻译为英文,或者直接套用书本或网上的固定句型。但这种通过直译的方式完成的商务函电很容易引起对方的误会或不愉快。例如,汉语中的“请”是一个礼貌用语,而英语的“Please”有时会带有命令口吻,若将汉语的“请”直译为“Please”,可能引起对方的不满。

有时,外贸从业人员希望尽早收到对方的回复,于是会在商务函电的末尾写下“Please reply as early as possible”这样的句式。这种句式不仅表达生硬,更有命令之嫌,若将其改为“Couldyouplease (help to)replybefore+具体日期”,不仅清楚明了,更显得礼貌。其他较为合适的句型还有“We kindly appreciate your early reply”或“Your early reply will be highly appreciated”,表达既符合英语习惯,又显得有礼貌。再如,“请告知……”若用“Please let us know”就比“Please tell us”更合适,不会导致对方产生“被命令”的不愉快的阅读感受。

二、不同文化背景下商务英语函电写作策略

(一)博览群书,了解各国文化背景与风俗差异

虽然外贸行业对于从业人员的文学水平没有太高的要求,但外贸从业人员平时可多借阅或上网查询介绍各国文化风俗的书籍,以开阔自己的视野。此外,外贸从业人员还可以多观看各国电影,尤其是英文电影,使自身更加了解英语语言表达习惯。

高校外贸类专业的教学中,可以增加西方文化类的课程并以双语形式进行讲授;同时,商务英语函电类课程教学中,可以结合各国文化差异增加对不同词汇或句式感情色彩的对比与分析,避免今后由于不了解文化差异引起误会。

(二)外贸沟通过程中不断学习地道英文信函

由于商务外贸函电的现有教材大多由中国人撰写,思维方式和语言习惯难免受到中式思维的影响,导致外贸从业人员对商务外贸函电的学习不够深入。作为非英语母语国家的英语学习者而言,我们很难达到与英语母语国家的英语学习者同样的水平。那么,要想学习地道的英文商务函电,笔者建议学习英语原版材料。

外贸从业人员在与对方进行沟通的过程中,应多加研究对方的选词与表达习惯,必要的时候可以记下来加以背诵。若发现对方的表达和自己的习惯表达有差异,建议进行记录总结。长此以往,外贸从业人员通过不断的积累,可以不断提高自己的函电水平,写出地道的函电表达。

(三)努力摆脱母语束缚,避免母语负迁移

所谓负迁移,是指在学习第二语言的高级阶段,当学习与母语差距较大的地方时会学得比较慢。纵观外贸业务员在商务英语函电写作中因不熟悉文化差异而出现的问题,大多数都能看出母语负迁移的影子。母语负迁移是学习外语过程中的常见现象,归根结底是因为大多数外贸从业人员英语学习时间不足,不知如何摆脱母语带来的影响,只会用大脑构思中文后直译为英文,却没有努力摆脱母语的束缚并使用英文的思维模式和表达习惯。即大多数外贸从业人员只会“翻译”商务函电,而不会“写作”商务函电。这种翻译写出的商务函电,尤其容易引起对方的误会。

因而,英语学习过程中,外贸从业人员应尽量摆脱母语的影响,学习英语思维表达方式,避免母语先入为主的“先有中文,再有英文”的思维模式,争取成为商务英语函电的“写者”而非“译者”。高校在外贸类相关专业人才培养过程中,应多培养学生的英语思维,最大限度降低母语负迁移的影响。

三、结语

综上所述,作为全球第一贸易大国,在“一带一路”国家级顶层合作倡议背景下,我国对外贸易将持续稳步上升。商务函电对于弥合双方文化差异、促进双方贸易顺利进行意义重大。为确保贸易顺利进行,外贸从业人员应加强对英语文化的学习,坚持学习原版商务英语函电,最大程度确保贸易的顺利开展。


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